Être doctorant.e

Début de doctorat

Inscription et réinscription

Déroulé des procédures d’inscription en thèse

1ère année et besoins spécifiques

Pour vous inscrire en première année de thèse, vous devez créer votre espace personnel sur ADUM. Un certain nombre de documents vous seront demandés pour l’inscription (notamment votre projet de thèse, votre relevé de notes de Master 1 et 2 et une lettre d’engagement de votre direction de thèse).

Attention, votre demande sera examinée par plusieurs instances, nous vous conseillons de commencer les démarches au plus tôt. Vous trouverez l’intégralité de la procédure ici et ici.

N’oubliez pas de vous tenir informé des dates et actualités importantes concernant les inscriptions sur le site de l'école doctorale TESC.
 

A partir de la deuxième année

• Inscription

Chaque année vous devez renouveler votre inscription, toujours à partir du site ADUM. Vous devez mettre à jour vos données si nécessaire, aucun document n’est demandé. Pour chaque année d'inscription à partir de la deuxième année, il faut compléter les champs correspondant au Comité de Suivi Individuel (CSI) réalisé au préalable. Vous trouverez l’intégralité de la procédure ici et ici.  

• Exonération des frais d’inscription

Pour les doctorants ayant obtenus un contrat doctoral unique (CDU), vous pouvez effectuer une demande d’exonération des frais d’inscription à partir de 48 heures de cours prévus pour l’année universitaire à venir.

Pour les doctorants qui ne sont pas financés, une demande d’exonération des frais d’inscription est également possible,  mais à partir de 200h heures de cours planifiés.

Là encore, nous vous encourageons à entamer ces démarches le plus tôt possible. Retrouvez l’intégralité de la procédure ici.

 

Organiser votre arrivée et votre séjour

L'Université fédérale Toulouse Midi-Pyrénées met à disposition des étudiants souhaitant s'installer facilement à Toulouse, un pack complet appelé Toul'Box. Faites le point avec vos encadrant.e.s pour savoir si le financement d'un pack (start ou all in) est envisageable.

La cité internationale des chercheurs offrira dans le courant 2023 des solutions d'hébergements aux chercheurs et étudiants pour des séjours de recherche, qu'ils soient courts (de 1 nuit à 1 mois) ou longs (au-delà d'un mois). Toutes les informations nécessaires sur le site dédié.
 

Un problème , qui contacter ?

➤ Directrice de l’école doctorale
Martine JOLY
Bureau D150 - Maison de la Recherche
Reçoit sur rendez-vous pris par mail : martine.joly@univ-tlse2.fr

➤ Gestion scolarité École doctorale TESC
Francine SONCOURT
Bureau D153 - Maison de la Recherche
edtesc@univ-tlse2.fr
Tél 05 61 50 45 87

➤ Gestion des formations
Myriam GUIRAUD
Bureau D151 - Maison de la Recherche
myriam.guiraud@univ-tlse2.fr
Tél : 05 61 50 36 82

Environnement de travail

Obtenir un espace de travail

Le laboratoire dispose de quatre salles dédiées aux doctorants, dans lesquelles vous pouvez disposer d'un espace de travail. Prenez contact avec notre assistante de direction Josiane Ratsimbazafy (05 61 50 44 04 ou envoyez un mail à josiane.ratsimbazafy@univ-tlse2.fr) et les représentant.e.s des doctorant.e.s (representants-doctorantstraces@protonmail.com).

Obtenir un badge

Les accès au bâtiment ainsi qu'aux salles sont contrôlés via un badge personnel. À votre départ de l'UT2J, ce badge doit être impérativement rendu. Il ne peut-être en aucun cas cédé à un collègue. En cas de perte ou de vol, le renouvellement de votre badge vous sera facturée 35 €. Pour l'obtenir, contactez notre assistante de direction Josiane Ratsimbazafy (05 61 50 44 04 ou envoyez un mail à josiane.ratsimbazafy@univ-tlse2.fr).

Attention à faire le point avec vos encadrants si vous avez besoin d'accéder à des salles spécifiques, notamment de la plateforme Archéoscience, ils vous orienteront vers les responsables des salles en question et vous devrez demander, lors de la création du badge, à rajouter ces salles.

Réserver des salles et équipement

La réservation des équipements et salles de la plateforme ArchéoSciences se fait via l'application Resarchéo et il est nécessaire, pour y accéder de vous connecter à l'intranet du laboratoire (vous trouverez le tutoriel Resarchéo en suivant ce lien).

Pour réserver une des salles mutualisées à la Maison de la Recherche, vous devez en faire la demande auprès de l'accueil de la MDR, après avoir vérifié la disponibilité de la salle par l'application de réservation (accessible en suivant ce lien).

Ressources en informatique

La Direction du Système d'Information (DSI) propose le prêt d’ordinateurs portables pour les étudiants de l’UT2J (un ordinateur maximum par étudiant, dans la limite du stock disponible). Les conditions et les modalités pour en bénéficier sont expliquées ici.

Informations et créations de votre Espace Numérique de Travail (ENT)

Vous trouverez les informations nécessaires à la création de votre compte ENT et les informations de connexion sur la page dédiée de l'Université Jean Jaurès.

Rendez vous de première année

Votre première réunion d’équipe

Elle est organisée par les responsables de l’équipe qui vous accueillera durant la durée de votre thèse, il faut donc entrer en contact avec eux/elles pour savoir quand elle aura lieu. Vous serez généralement invités à vous présenter, vous ainsi que votre projet de thèse, lors de votre première réunion.

La journée de rentrée de l’école doctorale TESC

Cette journée est organisée autour de novembre par les élu.es de l’école doctorale TESC et est obligatoire en première année. Elle compte par ailleurs pour vos heures de formation et vous pouvez vous y inscrire sur ADUM. Le but de cette journée est de présenter l’équipe administrative de l’Ecole Doctorale TESC ainsi que les laboratoires qui y sont rattachés. Les présentations concernent également la thèse et son environnement, le rôle des représentants élus des doctorants, les associations de doctorants et le service de formation des thèses à la Bibliothèque Centrale. Elle se termine par une conférence inaugurale de rentrée des écoles doctorales de l'UT2J et une session de questions-réponses destinée aux nouveaux et nouvelles doctorant.es.

Journée de rentrée de nouveaux et nouvelles entrant.e.s dans le laboratoire

Cette journée est organisée au premier semestre (entre mi-octobre et début décembre) par les représentant.e.s des doctorant.e.s du laboratoire TRACES et est obligatoire en première année. Cette journée est dédiée aux nouveaux et nouvelles entrant.e.s dans le laboratoire : doctorant.e.s entrants en première année de thèse, ATER, post-doctorant.e.s, etc. Elle vise a présenter les organes du laboratoire et les règles à suivre (direction, équipes, ressources, commission des thèses, suivi du personnel, règles hygiène et sécurité), donner les clefs permettant une installation sereine en thèse (rôle et droits des doctorant.e.s, obtenir un bureau, obtenir un badge, financements possibles, etc.). Elle se termine généralement par une visite du laboratoire avec les différent.e.s responsables de plateaux.

L’assemblée des doctorant.es

Organisée avant ou après les fêtes de fin d'année (décembre/janvier), l’assemblée des doctorant.es vise à effectuer un compte rendu du Conseil de Laboratoire auquel auront assisté les représentant.es et à donner des réponses aux questions des doctorant.es qui ont été posées au Conseil.

La journée de présentation des travaux des doctorant.es de TRACES

Cette journée se tient entre janvier et février, et est dédiée à la présentation des travaux des doctorant.e.s du laboratoire, toutes spécialités, année de thèse et équipes confondues. Elle vise à offrir aux doctorant.e.s un espace pour se retrouver entre thésard.e.s et s’entrainer à communiquer dans un cadre bienveillant. Les doctorant.e.s peuvent ainsi présenter leur projet de thèse, leur état d’avancement ou même leurs résultats en vue d’une soutenance prochaine. Tous les membres du laboratoire sont cordialement invités et la journée se termine généralement par un moment de convivialité autour d’un buffet.

Pendant le doctorat

Prévention des risques, santé et sécurité au travail

Horaire d'ouverture du laboratoire

La maison de la Recherche est ouverte du lundi au vendredi, de 8h à 19h.

En dehors de ces horaires et hors période de fermeture administrative de l'UT2J, l'accès est possible avec votre badge, mais il faut vous signaler auprès du PC sécurité (05 61 50 47 81). En cas de présence dans les locaux en période de fermeture administrative de l'UT2J, une procédure d'inscription est mise en place par la direction du laboratoire dans les semaines précédant la fermeture.

Médecine du travail

Lien vers la médecine du travail de l’UT2J : https://www.univ-tlse2.fr/accueil/universite/organisation/pole-medico-social

Correspondants et secouristes

La liste des correspondants du laboratoire est accessible sur cette page .

Plusieurs membres du laboratoire ont le statut de sauveteur secouriste du travail. Ils sont identifiables au macaron vert collé sur la porte de leur bureau.

Un défibrillateur est disponible dans le bâtiment, au niveau du couloir entre l'ancienne et la nouvelle Maison de la Recherche.

Démarches administratives

Procédure mission

Un ordre de mission est nécessaire avant tout déplacement, même s'il s'agit d'une mission sans frais (sans défraiement).

Mission sans frais : la personne à contacter pour les OM sans frais UT2J est Stéphanie Fasano à cette adresse : stephanie.fasano@univ-tlse2.fr ou bien celle-ci : deplacements1@univ-tlse2.fr. La procédure est simple. Il faut remplir le formulaire qui est trouvable sur l’ENT (Université > Affaires financières > Déplacements > Ordres de missions > OM sans frais). Sur cette demande, il ne faut pas oublier de préciser le numéro du centre financier : 96210 et du centre de coût : C621000. Le formulaire doit ensuite être signé par le/la directeur·ice de thèse et envoyé à Mme Fasano par mail. Si c’est la première fois que la demande est faite, Mme Fasano peut vous demander votre fiche agent. Il faut lui signaler que vous n’en avez pas encore afin qu’elle en crée une.

Mission avec frais : les procédures sont expliquées sur la page Procédures administratives et financières, accessible sur l'intranet du laboratoire. Attention, les procédures et documents à remplir sont différents selon qu'il s'agit de budgets CNRS ou UT2J.

Les services numériques

L'ensemble des ressources et services numériques de l'UT2J sont à retrouver sur la page dédiée (https://www.univ-tlse2.fr/accueil/vie-campus/services-numeriques)

Comité de Suivi Individuel

Un comité de suivi de thèse (CSI) doit se tenir obligatoirement, chaque année, dès la première année de thèse. Le rapport du CSI doit être déposé sur ADUM, dès la 1ère réinscription, sinon la réinscription est bloquée. Le CSI doit avoir lieu avant la mi-juillet afin de permettre aux doctorant.e.s de se réinscrire dans les délais impartis.Tout les détails sont à retrouver sur le site de l'ED TESC.

Formations

Informations à venir.

Liens et contact utiles

Contacts utiles

fonction	nom	courriel
représentant.e.s des doctorant.e.s TESC et membres de traces	Eric Chabanne, Christelle Dancette, Louise Derbord, Anaïs De Roux	elus-doctorants-tesc@univ-tlse2.fr
représentant.e.s des doctorant.e.s auprès du labo	Emma Bernard et Andrea Charignon	representants-doctorantstraces@protonmail.com
directrice laboratoire	Sandrine Costamagno	sandrine.costamagno@univ-tlse2.fr
directrice adjointe laboratoire	Alexandra Dardenay	alexandra.dardenay@univ-tlse2.fr
directeur adjoint laboratoire	Nicolas Teyssandier	teyssandier@univ-tlse2.fr
direction de la commission des thèses	Claire Manen	claire.manen@cnrs.fr
	Caroline Robion Brunner	caroline.robion@univ-tlse2.fr
chargé de communication	Benjamin Marquebielle	traces.communication@univ-tlse2.fr

 

L'annuaire complet des membres du laboratoire est accessible en suivant ce lien.

 

Associations et liens utiles

Paren(thèse) Occitanie : association de loi 1901 qui soutient les jeunes chercheurs lors de la rédaction d'une thèse ou mémoire.

Manuel d’autodéfense universitaire : à la fois guide de survie pour les jeunes chercheur.ses et manuel d’agitation politique, le Manuel d’autodéfense universitaire, hébergé sur le site universiteouverte.org, revient dans une version augmentée, toujours aussi ouverte, incisive et drôle. Comment prendre soin les un.es des autres et de soi-même, quand il faut mener ses recherches, enseigner et payer les factures, tout en se débattant avec les dominations qui structurent nos institutions ? Voici des pistes de réponses – en 11 chapitres et 3 interludes.

Jeuneschercheurs.com : les ressources utiles (cartographie et annuaire des organisations d'aide aux jeunes chercheurs)

Les associations partenaires du laboratoire sont listées sur la page dédiée du site.

L'université de Louvain a réalisé une brochure d’auto-évaluation des compétences développées durant le doctorat. "Cette brochure [...] a pour but de fournir des outils aux doctorant·e·s désireux·ses d’effectuer leur bilan de compétences. Savoir de quoi on (n’)est (pas) capable va vous permettre de mieux cibler les formations à suivre, d’augmenter votre confiance en vous et de lutter contre le sentiment d’imposture, mais aussi d’améliorer votre recherche d’emploi pour trouver un travail qui vous convienne véritablement". La brochure existe également en version anglaise.

Fin de doctorat

La soutenance

Les modalités de soutenance sont précisées sur le site du Service des Études Doctorales : https://sedoc.univ-tlse2.fr/accueil/scolarite/formalites-soutenance-de-these

Après la soutenance

Créée en 1980, l'Association Bernard Gregory a pour mission de promouvoir la formation par la recherche dans le monde socio-économique et d'aider à l'insertion professionnelle en entreprise des jeunes docteurs de toutes disciplines. Cette association est subventionnée par le Ministère Délégué à l'Enseignement Supérieur et à la Recherche, le Ministère des Affaires Etrangères mais aussi par les grands organismes de recherche comme le CNRS, le CEA...

Informations à venir.