Je pars en mission sur crédits CNRS


Pour les missions supportées par des crédits CNRS 


1. Tout agent partant en mission doit posséder un ordre de mission signé par l’autorité compétente et ce avant son déplacement. Il devra joindre à sa demande d'OM, un justificatif de déplacement (convocation, inscription,...).

2. Procédure spécifique pour le personnel EHESS : quel que soit le cas de figure, que vous partiez en mission sur crédits CNRS ou UTM, vous devez prévenir votre tutelle  afin d’être couverts juridiquement par votre employeur lors de vos déplacements. Pour cela aucun formulaire à compléter, un simple courriel à l’attention de Madame Mona Ruffé de la direction des Affaires Financières, EHESS Paris. Coordonnées : mona.bulin-ruffe@ehess.fr ; Téléphone : 01.49.54.24.40.
Vous devez lui indiquer que vous devez bénéficier d’un OM sans frais pour vous couvrir lors de déplacement pour programme de recherche en précisant : date de départ – date de retour, objet de la mission, lieu de la mission, organisme prenant en charge la mission.

3. L’agent a-t-il auparavant eu des remboursements par le CNRS (présence de l’agent dans la base de données des missionnaires du CNRS) ?
  • Si oui , remplir entièrement la demande d’ordre de mission et la communiquer au gestionnaire pour l’établissement de l’ordre mission au laboratoire qui sera remis au missionnaire avant son départ.
  • Si non, le missionnaire doit transmettre en plus de la fiche précitée un RIB qui sera communiqué ensuite à la Délégation régionale du CNRS. Cette démarche permet la création de l’agent dans la base de données des missionnaires du CNRS au laboratoire et à la délégation régionale.
 
4. A noter : si l’agent utilise un véhicule personnel pour son déplacement, il doit systématiquement transmettre au gestionnaire la photocopie de la carte grise, de l’assurance du véhicule utilisé, du permis de conduire ainsi qu'une attestation garantissant de manière illimitée la responsabilité de l'agent au titre de tous dommages qui seraient causés par l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles.

5. Toute demande pour un déplacement à l’international doit être transmise trois semaines avant la date de départ au gestionnaire du laboratoire TRACES. Toute demande de déplacement en France doit être communiquée une semaine avant le départ au gestionnaire.

6. Pour réserver les titres de transports et/ou les nuitées hôtelières, il est nécessaire de passer par l'application SIMBAD. Les membres permanents de TRACES et les doctorants peuvent réserver directement sur SIMBAD après avoir créer leur profil. Une fois sélectionné, le trajet choisi, il est nécessaire d'envoyer le fourmulaire pour autorisation au gestionnaire. Cliquer sur la loupe à côté de "Envoyer pour autorisation", choisir, en fonction du gestionnaire qui s'occupe du traitement de votre mission, soit Guillot Cyrille cyril.guillot@univ-tlse2.fr, soit Armengaud Sara sara.armengaud@univ-tlse2.fr  (attention à bien sélectionner ces adresses-là). Dans tou autre cas de figure, l'agent envoie en même que la demande d'ordre de mission ses choix de tranport accompagnés d'un plan de vol ou d'un trajet en train. En aucun cas, le missionaire ne doit prendre directement ses billets. Pour  l'hébergement , s'adresser au gestionnaire.

7. Au retour du déplacement, le missionnaire a trente (30) jours pour remplir, dater et signer un état de frais et le faire parvenir par courrier au gestionnaire. Passé ce délai, aucun remboursement ne sera plus possible. Il calcule le montant qui lui est dû selon les barèmes précisés sur l'état de frais et ce document et celui-ci.

8. Si le déplacement est à l’étranger, le barème des indemnités journalières applicable est accessible ici. Pour mettre en place les indemnités, le missionnaire doit fournir  les justificatifs d’hébergement et de frais de repas. Sans facture d’hébergement, les indemnités forfaitaires du pays de destination sont remboursées à hauteur de 65 %, sans facture de repas, à hauteur de 35 %. Aucun remboursement n'est possible, si aucun de ces justificatifs n'est fourni.
 

Informations de mai 2016 sur la taxe de séjour hôtelière

10. Le missionnaire agrafe sur une feuille blanche simple la totalité de ses justificatifs et remet l’ensemble au gestionnaire qui fait le lien avec le service financier de la Délégation régionale du CNRS. Si le dossier est juste et complet, le gestionnaire met en paiement la mission. Toute pièce manquante ou erronée entraîne un long retard pour le paiement de la mission de l’agent.