Je pars en mission sur crédits CNRS

La procédure d’organisation de mission sur crédit CNRS dépend de votre statut. Si vous êtes membre titulaire d'une UMR (personnel CNRS, personnel université, agent INRAP, etc.) reportez vous ci-après à la section "Procédure pour titulaires". Si vous êtes membre associé à une UMR ou personnel extérieur non rattaché à une UMR, reportez vous ci-après à la section "Procédure pour associés ou extérieurs".

Toute demande pour un déplacement à l’international doit être transmise trois semaines avant la date de départ au gestionnaire du laboratoire TRACES. Toute demande de déplacement en France doit être communiquée une semaine avant la date de départ au gestionnaire du laboratoire TRACES.

Procédure pour titulaires

20230901_Parcours Missionnaire
➡️Télécharger le mémo du parcours missionnaire

ETAPE 1 - NOTILUS - Compléter son profil (télécharger le document correspondant)

C'est l'étape indispensable à compléter avant votre première mission (accès à NOTILUS :  https://esr-cnrs.notilus-pio.cegid.cloud/#/Dashboard). Les données une fois fournies sont gardées en mémoire et il vous suffira juste d'ajouter, chaque année, les nouveaux documents comme l'assurance de voiture.

ETAPE 2 - ETAMINE MISSION (télécharger le document correspondant)

Permet de compléter les premières informations sur la mission (accès à ETAMINE : https://etamine-connecte.cnrs.fr/). A noter :

  • La rubrique "descriptif et commentaire" doit être impérativement remplie : ligne budgétaire à préciser + montant du forfait ou mention "frais réel". La mission sera rejetée si elle ne comporte pas ces mentions.
  • La rubrique financement ne doit pas être remplie.
  • Il est important que l'estimation des frais soit au plus près du forfait demandé.
  • A la fin du processus, il faut d'abord valider puis transmettre la demande aux gestionnaires (deux étapes différentes). Si elle n'est pas transmise, les gestionnaires ne recevront pas de notification et la mission ne pourra continuer le processus sur NOTILUS.
 

ETAPE 3 -  NOTILUS AVANT MISSION (télécharger le document correspondant)

Dès que la demande sur ETAMINE MISSION est validée par le DU ou le DUA, elle bascule sur NOTILUS qui permet de procéder aux réservations d'hôtel et de transport. Attention : vous ne recevrez pas de notification de validation de votre mission, pensez à consulter NOTILUS régulièrement. Si le montant des réservations choisies entre dans le forfait, les réservations sont automatiquement validées et la commande est passée auprès du prestataire ; si le montant est supérieur, la demande de mission est renvoyée au DU. Elle peut alors être validée ou refusée (si le montant dépasse le forfait). Dans ce cas-là il faudra reprendre la procédure à l'étape 2.

Attention : Une fois vos réservations faites, vous recevrez sous 24h un mail de confirmation. Néanmoins des bugs sont encore en cours de résolution et en cas de non réception de ce mail, vous devrez refaire cette procédure de réservation à l'étape 3.

Par défaut, l'ordre de mission n'est plus imprimé et ne vous est plus envoyé. Néanmoins, il est possible, si nécessaire, de demander aux gestionnaires à recevoir un exemplaire signé par la direction du laboratoire.
 

ETAPE 4 - NOTILUS RETOUR DE MISSION (télécharger le document correspondant)

Une première étape où vous validez vos temps, vous pouvez ensuite déposer vos justificatifs pour l'état de frais. Attention, jusqu'à nouvel ordre, les documents papier doivent être conservés et remis au gestionnaire en charge de votre ligne budgétaire.
 

Enfin, le document  "AGENT CNRS - Mission Sans Frais" (télécharger le document correspondant) explique la procédure pour une demande d'OM sans frais pour les agents CNRS exclusivement. Cette demande est à faire via ETAMINE. Pour les autres membres, l'émission des demandes d'OM sans frais dépend désormais de la propre tutelle des agents. Cette procédure concerne les membres de TRACES. Les membres associés et les extérieurs n'étant pas membre d'une UMR ne sont pas concernés par cette procédure.

Pour vous aider, des tutoriels vidéos sont disponibles pour la mise en place du profil, la saisie des temps de mission et la réalisation de l'état de frais sur NOTILUS (les liens sont disponibles dans les documents joints).

Procédure pour associés ou extérieurs

Le missionnaire partant en mission doit faire une demande d'ordre de mission (OM) avant son déplacement. Il devra systématiquement joindre à chaque demande d'OM une copie de son RIB.

Vous pouvez télécharger la demande d'OM en suivant ce lien.

A noter : si vous utilisez un véhicule personnel pour votre déplacement, vous devez systématiquement transmettre au gestionnaire la photocopie de la carte grise, de l’assurance du véhicule utilisé, du permis de conduire ainsi qu'une attestation garantissant de manière illimitée la responsabilité de l'agent au titre de tous dommages qui seraient causés par l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles.

Les réservations de transport et d'hébergement sont réalisées par les gestionnaires du laboratoire TRACES. Au moment de la demande d'OM, vous devez préciser, sur le document ou dans le corps du mail :
  • le type de moyen de transport souhaité
  • les horaires souhaités
  • le type ou l'adresse de logement souhaité

Par défaut, l'ordre de mission n'est plus imprimé et ne vous est plus envoyé. Néanmoins, il est possible de demander à recevoir un exemplaire signé par la direction du laboratoire.

Au retour du déplacement, vous avez trente (30) jours pour transmettre aux gestionnaires les originaux de ses justificatifs de dépenses en cours de mission (repas, inscription colloque, péage, parking, etc.). Les gestionnaires se chargent de compléter l'état de frais sur NOTILUS.

Pour des missions à l'étranger, vous pouvez réaliser vous-même vos réservations d'hébergement. Pour être remboursé au retour de mission, vous devrez obligatoirement fournir une facture d'hébergement.

Attention : soyez attentif à cet envoi de pièces justificatives : il ne sera pas possible aux gestionnaires de modifier l'état de frais une fois validé.