Je pars en mission sur crédits UT2J

Pour les missions supportées par les crédits UT2J (ces procédures et l'ensemble des documents sont également disponibles sur votre ENT)

Pour les missions sur crédit UT2J, les étudiants sont considérés comme "agents UT2J" et doivent donc remplir un ordre de mission "agents UT2J".

Avant de pouvoir bénéficier d’un ordre de mission UT2J avec frais, réservation de titre de transport ou hébergement, tous les missionnaires extérieurs à l'UT2J doivent fournir un OM sans frais de leur établissement.
Les missionnaires étrangers n'ont pas à fournir ce document.

Tout agent partant en mission doit posséder un ordre mission signé par l’autorité compétente et ce avant son déplacement.  Il devra joindre à sa demande d'OM, un justificatif de déplacement (convocation, inscription,...).

Procédure spécifique pour le personnel EHESS : quel que soit le cas de figure, que vous partiez en mission sur crédits CNRS ou UT2J, vous devez prévenir votre tutelle  afin d’être couverts juridiquement par votre employeur lors de vos déplacements. Pour cela aucun formulaire à compléter, un simple courriel à l’attention de Madame Mona Ruffé de la direction des Affaires Financières, EHESS Paris. Coordonnées : mona.bulin-ruffe@ehess.fr ; Téléphone : 01.49.54.24.40). Vous devez lui indiquer que vous devez bénéficier d’un OM sans frais pour vous couvrir lors de déplacement pour programme de recherche en précisant : Date de départ – date de retour, objet de la mission, lieu de la mission, organisme prenant en charge la mission.
 
Première question à se poser : l’agent a-t-il eu auparavant un remboursement de l’Université (présence dans la base de données des missionnaires de l’Université) ?

A noter : si le missionnaire utilise son véhicule personnel, il doit accompagner son dossier de mission d’une demande d’autorisation de véhicule personnel signée par le directeur du laboratoire, joindre à  cette autorisation une photocopie de la carte grise et de l’assurance du véhicule utilisé ainsi que le descriptif de l'itinéraire (michelin, mappy). Si le missionnaire se sert du véhicule d’un tiers, il faut en plus une autorisation écrite du propriétaire du véhicule avec la carte grise et l’assurance du propriétaire du véhicule.

A noter : si le missionnaire est un doctorant ou un étudiant inscrit en second cycle, il faut joindre l’autorisation de mission d’un étudiant signée par le Directeur du laboratoire.

Toute demande pour un déplacement à l’international doit être transmise trois semaines avant la date de départ au gestionnaire du laboratoire TRACES. Toute demande de déplacement en France doit être communiquée deux semaines avant le départ au gestionnaire.

Au retour du déplacement, le missionnaire rempli, date et signe un état de frais (version 2020). Il agrafe sur la feuille dédiée tous les justificatifs. Il calcule le montant qui lui est dû sur la base du barème suivant. Pour mettre en place les indemnités, le missionnaire doit remettre au minimum un justificatif d’hébergement. Les justificatifs des repas, dans le cadre des déplacements à l’étranger, ne sont pas obligatoires. Les avoir, c’est mieux dans la mesure du possible. S’il n’y a aucune facture d’hébergement, la règlementation nous demande d’appliquer un taux forfaitaire de 35% de l’indemnité journalière quotidienne. 

Le dossier complet est remis au gestionnaire qui fait le lien avec le service des déplacements de l’Université. Si le dossier est complet, il est transmis par le service des déplacements à l’agence comptable de l’Université pour mise en paiement. Nous insistons fortement sur la présence de la totalité des pièces selon les cas. Toute absence entraine un long retard pour le remboursement de la mission à l’agent.