Fin de doctorat et soutenance

Les étapes de la soutenance

Les démarches détaillées concernant la préparation de la soutenance sont disponibles sur ADUM, le site de l’ED TESC et celui du Service des Études Doctorales. La préparation de la soutenance comprend plusieurs étapes, dont certaines peuvent être menées en parallèle.

1. Constituer le jury et fixer une date

La composition du jury est définie avec vos encadrant·e·s et doit respecter plusieurs critères : parité, équilibre entre membres de rang A et de rang B, titulaires ou non de l’HDR, etc. Les critères détaillés sont précisés dans les modalités de soutenance de l’UT2J :

• le jury comprend au minimum deux rapporteurs·e·s, des examinateurs·rices et éventuellement un·e ou plusieurs invité·e·s ;
• une fois la composition validée, les encadrant·e·s contactent les membres pour obtenir leur accord ;
• la date de soutenance est fixée lorsque tous les membres sont disponibles, même si le manuscrit n’est pas totalement finalisé.

 

2. Faire la demande de soutenance

Une fois la date validée, la demande de soutenance doit être effectuée sur ADUM (Informations administratives → Demande de soutenance). Il est fortement recommandé d’anticiper cette démarche au moins 3 mois à l’avance.

À ce stade, les informations sur le jury sont renseignées, le dépôt de la thèse n’est pas encore requis. 

Ces informations permettent à l’École Doctorale de valider la composition du jury et autoriser l’inscription à la soutenance.

Une fois le jury validé, l’envoi du manuscrit aux membres devient possible, à condition que la thèse ait été déposée sur ADUM.

À noter : l’organisation des déplacements des membres de votre jury est à la charge de vos encadrant·e·s. La fiche de suivi de l’UT2J doit être complétée par la direction de thèse, puis transmise à l’unité de recherche. Les consignes TRACES relatives aux fiches de suivi sont accessibles dans ce document.

3. Déposer la thèse

Le dépôt de la version de soutenance s’effectue sur ADUM.

• délai minimum entre le dépôt et la soutenance : 6 semaines ;
• pour une thèse longue (> 500 pages), délai recommandé : au moins 8 semaines.

Le dépôt permet de générer automatiquement :

• la première de couverture, qui peut être déclinée en Tome I : Texte et Tome II : Annexes lorsque la thèse est présentée en deux volumes (voir exemples). Dans ce cas, l’ajout de ces sous-titres est réalisé par le doctorant ou la doctorante, ou avec l’aide du service des thèses de la bibliothèque (voir section correspondante) ;
• la quatrième de couverture. 

Ces deux pages de couverture doivent être intégrées à la version transmise aux rapporteurs·es et examinateurs·rices.

Astuce : pour ajouter les pages de couverture à votre manuscrit, convertissez d’abord les documents de thèse (texte, bibliographie, annexes) au format PDF. Puis, à l’aide d’un outil de fusion de PDF (ILovePdf, par exemple), regroupez l’ensemble des fichiers, y compris les pages de couverture.

4. Envoi du manuscrit au jury

L’envoi aux membres du jury est assuré par le ou la doctorant·e. Il se déroule en deux temps : d’abord aux rapporteurs·e·s puis aux examinateurs·rice·s.

a. envoi aux rapporteurs·e·s 

Les rapporteurs·es évaluent le manuscrit et autorisent (ou non) l’envoi de la thèse aux examinateurs·rice·s et la soutenance. Trois cas possibles :

• report de la date de soutenance : si les corrections demandées sont majeures ;
• maintien de la date de soutenance avec corrections : des ajustements, clarifications ou compléments peuvent être apportés avant l’envoi aux examinateurs·rice·s, lors de la présentation, des échanges questions/réponses et/ou dans la version finale du manuscrit ;
• maintien de la date de soutenance sans corrections majeures.

 

À noter : L’ED TESC autorise un retour des rapporteurs·e·s maximum deux semaines avant la date de soutenance. Un envoi tardif peut donc : laisser peu de temps pour effectuer d’éventuelles corrections, réduire le temps de lecture des examinateurs·rices. Il est donc essentiel d’anticiper à la fois le dépôt de la thèse et son envoi aux rapporteurs·es. Dans certains cas, il peut être préférable de ne pas attendre les derniers retours : cela doit être discuté avec les encadrant·e·s. 

En attendant le retour des rapporteurs·es, il est possible d’envoyer une lettre de remerciement aux autres membres du jury et de leur demander s’ils souhaitent recevoir une version papier de la thèse (voir partie concernée). Un exemple de mail à envoyer est disponible ici.

b. envoi aux examinateurs·rice·s

Une fois la validation des rapporteurs·es à soutenir, la thèse est ensuite envoyée aux examinateurs·rice·s. Des corrections ou modifications peuvent être demandées par les rapporteur·e·s avant l’envoi aux examinateurs·rice·s. Il faut donc prévoir du temps entre la réception des pré-rapports des rapporteurs·es et l’envoi aux examinateurs·rice·s. Un exemple de mail à envoyer est disponible ici.

5. Dépôt administratif complémentaire

En parallèle du dépôt de la thèse sur ADUM, et afin de finaliser le dépôt avant la soutenance, il est indispensable de prendre rendez-vous avec le service des thèses de la bibliothèque — Service d’Appui à la Science Ouverte (contact : scd-these@univ-tlse2.fr, rendez-vous obligatoire).

Dès que la date de soutenance est fixée, il est recommandé de contacter rapidement la gestion scolarité de l'école doctorale TESC, afin de réserver une salle (contact : edtesc@univ-tlse2.fr et tél : 05 61 50 45 87, il est nécessaire de préciser le créneau souhaité : matin ou après-midi).

La salle D28, destinée au pot de thèse, est réservée automatiquement. Une confirmation peut être demandée auprès de l'accueil de la MdR (contact : accueil-mdr@univ-tlse2.fr).

6. Impression de la thèse

Une fois les demandes des membres du jury reçues indiquant leur souhait de recevoir une version papier de la thèse, il convient de prendre rapidement contact avec le service d’impression de l’université. Le plan d’accès peut être trouvé ici (le service imprimerie est dans le batiment H. Meyer, derrière la MdR).  D’autres options existent, mais le service de l’université est généralement le moins cher à Toulouse.

Un devis est à établir auprès de Magalie Garros (magalie.garros@univ-tlse2.fr), au nom du laboratoire. Les informations suivants sont nécessaires :

• nom du laboratoire ;
• nombre d’exemplaires ;
• nombre de volumes ;
• nombre total de pages ;
• nombre de pages couleur.

 

Une fois le devis obtenu, il doit être signé par le laboratoire, qui procède ensuite à la commande via la plateforme dédié. Enfin, vous envoyez le fichier PDF de la thèse à Magalie Garros.

Quelques points d’attention :

• un budget maximal est alloué à chaque doctorant·e. En cas de dépassement, il faut prévenir les équipes de financement et voir avec les responsables les modalités. Il est possible qu’un devis à votre nom soit réalisé ;
• l’impression couleur est plus coûteuse (une page comportant une seule zone en couleur est comptabilisée comme page couleur).

 

Les délais d’impression de la thèse sont de 5 jours ouvrés à compter de la signature du Bon A Tirer (BAT). Une première épreuve est proposée gratuitement avant impression finale. Elle permet une vérification complète du document. Des corrections peuvent être apportées avant validation finale. Un second BAT reste gratuit (délai de 5 jours ouvrés). Un troisième est payant. Après validation du BAT, les exemplaires sont disponibles environ 5 jours ouvrés plus tard.

8. Organisation de la soutenance et communication

Si la soutenance se déroule également en visioconférence, il est recommandé de contacter rapidement Laurent Damien (laurent.damien@univ-tlse2.fr), afin de préparer et d’organiser les aspects techniques de la diffusion.

Annonce de soutenance
Une fois la date de soutenance fixée, l’annonce officielle doit être transmise au moins deux semaines avant la date prévue au responsable communication du laboratoire. Il suffit d’adresser un mail à traces.communication@univ-tlse2.fr en joignant :

• une annonce de soutenance au format PDF (première slide de présentation, résumé de la thèse et plan d’accès à la salle de soutenance)
• une image d'illustration de votre choix format .jpg ou .png
• un message prêt à être diffusé en français et en anglais (copier/coller)
• le résumé de la thèse
• la liste du jury avec affiliations (format texte)

 

L’annonce est diffusée aux membres statutaires de TRACES, sur le site du laboratoire et sur les réseaux sociaux numériques. Elle peut également être relayée dans d’autres laboratoires de recherche ; dans ce cas, l’envoi est à effectuer directement par vos soins. Un exemple de mail à envoyer est disponible ici.

Après soutenance et insertion professionnelle

1. Documents officiels

Après la soutenance, plusieurs documents sont transmis par l’École Doctorale TESC, généralement dans le mois qui suit :

• procès-verbal de soutenance ;
• attestation de réussite ;
• rapport final de soutenance rédigé par le président du jury.

 

2. Obtention du diplôme

Le diplôme peut être retiré selon trois modalités :

• retrait direct à l’UFR ;
• remise lors de la cérémonie de diplôme organisée par l’ED TESC (information envoyée via ADUM depuis ecoledesdocteurs@univ-toulouse.fr) ;
• envoi postal, sur demande via formulaire dédié (si vous ne résidez plus à Toulouse).

 

3. Dépôt de la version finale de la thèse

Les corrections demandées par les membres du jury sont, dans la mesure du possible, à intégrer dans un délai d’environ trois mois après la soutenance, en vue du dépôt définitif de la thèse. Les remarques peuvent être transmises directement par les membres du jury ou après prise de contact par le/la doctorant·e. Le dépôt final s’effectue sur ADUM.

À noter : une mise à jour automatique de la première de couverture est effectuée afin d’y faire figurer le président du jury. Il est donc nécessaire de vérifier et, si besoin, d’actualiser cette page avant le dépôt définitif.

4. Diffusion de la thèse

Le dépôt définitif de la thèse nécessite de compléter, sur ADUM, le formulaire d’autorisation de diffusion. Les informations pratiques sont disponibles sur le site des Bibliothèques de l’Université Toulouse – Jean Jaurès. Les informations relatives aux modalités de diffusion sont disponibles ici.

5. Statut de docteur·e TRACES

Sous réserve de validation, il est possible de demander le statut de docteur·e de TRACES via la convention d’accueil. Les éléments à compléter dans la convention sont précisés dans ce document. Ce statut permet un accueil d’une durée de 4 ans à compter de la signature, afin de soutenir la poursuite des activités de recherche et l’insertion professionnelle. ce statut est reconnu par l’UT2J et le laboratoire TRACES, mais n’est pas pris en compte par le CNRS. Il donne notamment accès :

• à la Maison de la Recherche (carte MUT maintenue active) ;
• à la plateforme ArchéoScience ;
• à certains espaces et ressources du laboratoire.

Enfin, l’annexe 1 correspond à une description synthétique du projet de recherche, qui peut rester évolutive. 

6. Situation administrative après soutenance

À l’issue de la soutenance, et en l’absence de contrat postdoctoral (post-doctorat, ATER, etc.), la fiche RESEDA est archivée. Le compte JANUS est alors supprimé. Si vous utilisiez des outils CNRS en collaboration avec d’autres collègues (ex. SDrive), vous pouvez leur demander la création d’un statut "invité·e". Pour toute demande ou remboursement de mission, les procédures applicables ne sont plus celles des titulaires, mais celles des personnels associés ou extérieurs.

7. Perspectives après la thèse

L’après-soutenance correspond également à une phase de transition professionnelle, pouvant inclure la recherche de post-doctorats ou de charges d’enseignement.

Plusieurs dispositifs sont accessibles :

• la qualification CNU qui permet, après obtention, de candidater à des postes de maîtres et maîtresses de conférences ;
• des bourses postdoctorales et opportunités de financement : un document collaboratif recensant différentes bourses est régulièrement mis à jour par des doctorant·e·s et postdoctorant·e·s ; n’hésitez pas à y contribuer.