Procédures administratives et financières


* Procédures financières

Je commande sur crédits CNRS
Je commande sur crédits UT2J

Je pars en mission sur crédits CNRS
Je pars en mission sur crédits UT2J

* Procédure pour l'organisation des missions à l'étranger

Fiche "Étapes pour les missions aux USA"  (mars 2017)

Mémo "Mission de terrain à l'étranger"  Actualisation mars 2016

Passeport "Sécurité informatique" (mars 2017)

Passeport "Conseils aux voyageurs"  (mars 2017)

Maîtrise des risques pour les missions hors territoire métropolitain

Demande d'autorisation de mission auprès du Directeur de la sûreté
Format excel (version septembre 2016)

Liste des pays nécessitant un avis du directeur de la sûreté avant mission

* Procédure pour les jurys de thèse

Procédure pour l'organisation et le financement des jurys de thèse

* Procédure pour communiquer sur des résultats scientifiques via le service communication de l'INEE
 
Dès que l'article est accepté, prendre contact avec le service communication de l'INEE (inee.communication@cnrs.fr) en mettant en copie le service com de la DR14 (DR14.liste.COM@dr14.cnrs.fr + clement.blondel@dr14.cnrs.fr), leur permettant de relayer cette actualité dans leurs propres réseaux.

Le formulaire à renvoyer à l'INEE doit être complété et validé par le DU.
 
* Suivi du personnel et accueil des visiteurs
 
Toute modification administrative, de statut, du personnel de TRACES doit impérativement être communiquée à l'assistante de direction en charge du suivi du personnel.

Aucune des procédures relatives au suivi du personnel ne doit être entreprise auprès de notre assistante de direction en charge du suivi du personnel sans en avoir averti préalablement les responsables des équipes concernées.

Notre assistante de direction en charge du suivi du personnel est garante de la transmission des consignes à suivre par tout demandeur, personnel accueillant ou personnel accueilli. C'est elle qui valide les documents une fois complétés par le demandeur, qui vérifie que la totalité des pièces requises pour l'instruction du dossier soient bien fournies, et c'est toujours elle qui assure la transmission de ces documents aux autorités de tutelle (RH CNRS DR14 ou RH UT2J) qui sont les seules à pouvoir engager TRACES en matière de Ressources Humaines. Enfin, l'assistante de direction se chargera du circuit de signature et de l’enregistrement de la convention signée sur le serveur administratif.

Aucune délégation de signature ne permet, à qui que ce soit au sein de TRACES, de signer un acte juridique RH, que ce soit au CNRS ou à UT2J.

J’accueille un personnel permanent (CNRS, Université, EHESS, INRAP, MCC) dans mon équipe / pôle

Mémorandum pour l'accueil des doctorants étrangers

Accueil d’un boursier ERASMUS / ERASMUS +

Convention d’accueil « Docteur de TRACES »

Convention d’accueil « Post-Doc avec financement »

Convention d’accueil « Membre associé »

Convention d’accueil « Personnel temporaire »

Convention relative à la mise en œuvre d’une période de mise en situation en milieu professionnel

Accueil d'un stagiaire étudiant rémunéré (documents 1 à 4 à télécharger)
1 - Fiche de procédure
2 - Convention de stage
3 - Fiche Étudiant
4 - Attestation de présence

* Procédure Hygiène & sécurité : agent de prévention

Procédure à suivre pour l'accès aux locaux de TRACES en dehors des périodes d'ouverture

* Partenariat
 
Aucune des procédures relatives au partenariat ne doit être entreprise auprès du secrétaire général de TRACES sans en avoir averti préalablement les responsables des équipes concernées.
 
Le secrétaire général de TRACES est identifié, au CNRS, par le service partenariat valorisation de la DR14 et au national par la Direction Europe de la recherche et coopération internationale (DERCI), et à UT2J, par les services équivalents, comme référent juridique en unité. C'est lui qui valide les documents une fois complétés par les demandeurs, qui vérifie que la totalité des pièces requises pour l'instruction du dossier soient bien fournies, et qui assure la transmission de ces documents aux autorités de tutelle (SPV CNRS DR14 et/ou DERCI, services équivalents à UT2J) qui sont les seules à pouvoir engager TRACES en matière de contractualisation.
 
Aucune délégation de signature ne permet, à qui que ce soit au sein de TRACES, de signer un acte juridique, que ce soit au CNRS ou à UT2J
 
Ces conventions et accords sont des modèles.


Convention de « Don fait à TRACES »

Contrat « Équipe conseil pour expertise scientifique »

Convention de « Collaboration scientifique et culturelle avec collectivité territoriale (musée) »

Accord de « Transfert temporaire de matériel archéologique pour étude avec un partenaire public »

Accord de « Transfert temporaire de matériel archéologique pour étude avec un partenaire privé »

Convention UT2J « Etude de matériel archéologique pour étudiants de Master »
 

Pour les conventions « Relations internationales » prendre contact avec le secrétaire général de TRACES.
 
Dernière mise à jour : 2 septembre 2022